Pourquoi 80% des tableaux Excel finissent à la poubelle (et ce que ça dit sur votre organisation)

Dans les PME, des centaines de reportings disparaissent chaque année faute d’utilité réelle. Des tableaux oubliés sur le serveur, des fichiers joints jamais ouverts, des formules cassées qu’on ne prend pas le temps de réparer… Et si ce n’était pas juste un problème d’Excel ? Si, derrière ces déchets numériques, se cachait un dysfonctionnement bien plus profond : une culture de l’information à repenser ?

Le syndrome du fichier oublié : quand la surcharge de tableaux devient toxique

Vous avez probablement déjà vécu cette situation : un reporting dédié à tel indicateur clé, créé dans l’urgence, partagé lors d’une réunion... puis jamais rouvert. Il s’accumule alors dans un répertoire partagé, aux côtés de dizaines d’autres fichiers Excel aux noms cryptiques tels que "Reporting_final_v3_bis_def_def.xlsx".

Selon plusieurs études internes d’entreprises du secteur B2B, près de 80% des fichiers Excel créés chaque année ne sont jamais réutilisés. Pourquoi ? Parce qu’ils ne répondent pas toujours à un besoin clairement exprimé. Bien souvent, ils sont produits par automatisme ou pour répondre à une demande ponctuelle mal formulée.

Ce phénomène engendre une surcharge informationnelle néfaste : multiplication des doublons, erreurs de version, incompréhensions sur les chiffres. En somme, une perte de temps et de fiabilité qui nuit à l’efficacité globale de l’organisation.

Derrière l’outil, une vraie faille dans la circulation des infos

Trop souvent, un fichier Excel est considéré comme une fin en soi, plutôt qu’un outil de diffusion d’une information utile et comprise. Or, un tableau n’a de valeur que si :

• les données qu’il contient sont fiables,
• le message qu’il transmet est clair,
• et surtout… si les utilisateurs savent s’en servir.

Dans beaucoup de PME, la production de fichiers Excel repose sur quelques personnes maîtrisant vaguement l’outil. Elles deviennent alors les "pivots" de la donnée, mais aussi les goulots d’étranglement. Cela ralentit la diffusion d’informations utiles pour piloter l’activité et crée une dépendance excessive à des fichiers peu maintenus.

Ce problème de compétence s’accompagne souvent d’un manque d’alignement global : les équipes RH n’ont pas la même définition de la "productivité" que la DAF. Les commerciaux ne comprennent pas les KPI suivis par la direction. Résultat : même les meilleurs tableaux ne suffisent pas à partager une vision commune.

Une culture de la donnée qui se construit (et se forme)

La bonne nouvelle, c’est qu’on peut sortir de cette jungle de fichiers inutiles. Comment ? En investissant moins dans des tableaux… et plus dans la culture qui les rend utiles.

Développer une vraie culture de la donnée, ce n’est pas devenir data analyst. C’est d’abord savoir identifier quelles informations sont utiles à qui, à quel moment, et sous quel format. Ça suppose de former les équipes – pas seulement à Excel ou Google Sheets, mais aussi à la lecture critique des données, à la structuration de l’information et à l’usage collaboratif des outils.

C’est aussi encourager une gouvernance claire : qui crée les tableaux ? Qui les valide ? Qui les alimente ? Et surtout : à quoi servent-ils concrètement dans les prises de décision ?

En formant vos collaborateurs à une utilisation fluide et raisonnée des outils comme Google Sheets, vous leur donnez les moyens d’éviter les redondances, d’automatiser une partie des tâches, et surtout de co-construire des tableaux clairs, dynamiques et utiles.

Vous réduisez ainsi non seulement le volume de fichiers "poubelle", mais vous favorisez une meilleure circulation de l'information dans toute l'organisation.

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Chez Certalis, nous croyons qu’un outil n’est efficace que s’il s’inscrit dans une culture d’équipe forte. Notre formation Google Sheets – Niveau intermédiaire est conçue pour les professionnels RH, managers et collaborateurs souhaitant gagner en autonomie, améliorer la lisibilité de leurs reportings et travailler de façon connectée.

Au programme :

• Structurer ses données efficacement
• Construire des tableaux de bord interactifs
• Utiliser les formules avancées de calcul et de tri
• Collaborer en temps réel sans risque de perte de version

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Moins de tableaux inutiles, plus d’impact : la transformation digitale commence souvent... par une cellule bien pensée.