Privacyverklaring
Certalis hecht waarde aan uw privacy. In deze privacyverklaring leest u hoe wij persoonsgegevens verzamelen, opslaan, gebruiken en delen via onze software, onze website, onze app en de daarmee samenhangende diensten (samen: de diensten).
Certalis SAS, 49 rue de Ponthieu, 75008 Parijs, Frankrijk. RCS Paris 985 350 990. Btw-identificatienummer FR01985350990. In Frankrijk geregistreerd als opleidingsorganisatie onder nummer 11756932075 bij de prefect van de regio Île-de-France. Deze registratie houdt geen erkenning door de Staat in.
Onder de diensten verstaan wij de Certalis-app, de website en het bedrijfsportaal.
Laat het ons ook weten als uw gegevens wijzigen, bijvoorbeeld bij een nieuw e-mailadres of telefoonnummer.
Verwerkingsverantwoordelijke
Certalis SAS
Ter attentie van de functionaris voor gegevensbescherming
49 rue de Ponthieu
75008 Parijs, Frankrijk
Certalis SAS, 49 rue de Ponthieu, 75008 Parijs, Frankrijk. RCS Paris 985 350 990.
Per post:
Functionaris voor gegevensbescherming: Henri Capoul, bereikbaar via dpo@certalis.com.
Heeft u vragen, opmerkingen of een klacht over deze privacyverklaring of over de verwerking van uw gegevens, neem dan contact op via dpo@certalis.com.
1. Onze rol bij de verwerking
13. Contact
Wij verwerken persoonsgegevens in twee verschillende rollen, en dat bepaalt op welke regels u zich kunt beroepen.
Vereist de wet uw toestemming voor een wijziging, dan geldt die wijziging pas nadat wij die toestemming hebben ontvangen.
Als verwerkingsverantwoordelijke voor de gegevens van onze eigen klanten en gebruikers: accountgegevens, contactgegevens, factuurgegevens en het gebruik van onze diensten.
Wij kunnen deze privacyverklaring wijzigen. Niet-inhoudelijke wijzigingen gaan in op de datum van publicatie. Inhoudelijke wijzigingen gaan in dertig dagen na publicatie op certalis.com of na bericht aan het door u opgegeven e-mailadres.
Als verwerker voor de gegevens van deelnemers die door hun werkgever bij ons worden aangemeld. In dat geval is de werkgever de verwerkingsverantwoordelijke en verwerken wij die gegevens uitsluitend in zijn opdracht, op grond van een verwerkersovereenkomst zoals bedoeld in artikel 28 van de Algemene verordening gegevensbescherming.
12. Wijziging van deze privacyverklaring
Waar een examen of registratie wordt uitgevoerd door een erkende instelling, treedt die instelling voor die verwerking op als zelfstandig verwerkingsverantwoordelijke. Wij vermelden per opleiding om welke instelling het gaat.
Gebruik deze functie niet om ongevraagde berichten te versturen, om anderen lastig te vallen, of om personen te benaderen die u niet langs elektronische weg mag benaderen. Neem geen persoonsgegevens van derden op in een persoonlijk bericht.
2. Grondslagen voor de verwerking
Via onze diensten kunt u anderen per e-mail uitnodigen. Daarvoor slaan wij het opgegeven e-mailadres op, uitsluitend om de uitnodiging te kunnen versturen.
Wij verwerken uw persoonsgegevens alleen wanneer daarvoor een grondslag bestaat in artikel 6 van de Algemene verordening gegevensbescherming:
11. Uitnodigingen aan anderen
Uitvoering van de overeenkomst — voor het aanmaken en beheren van uw account, het inschrijven van deelnemers, de uitvoering van de opleiding, de examinering en de facturatie.
Klachtrecht. Bent u niet tevreden over de manier waarop wij met uw gegevens omgaan, dan kunt u een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens, Postbus 93374, 2509 AJ Den Haag, autoriteitpersoonsgegevens.nl.
Wettelijke verplichting — voor de registratie van diploma's en certificaten in de daarvoor bestemde registers, voor de fiscale bewaarplicht en voor het bewijs van voorlichting en onderricht dat uw werkgever moet kunnen overleggen.
Wij kunnen u vragen uw identiteit te bevestigen voordat wij een verzoek in behandeling nemen. Stuur in dat geval geen volledige kopie van uw identiteitsbewijs, maar scherm uw pasfoto en burgerservicenummer af, zoals de Autoriteit Persoonsgegevens adviseert.
Gerechtvaardigd belang — voor de beveiliging van onze diensten, voor het voorkomen van misbruik en fraude, voor het verbeteren van onze dienstverlening, en om u te informeren wanneer een certificaat zijn vervaldatum nadert.
U kunt deze rechten uitoefenen via dpo@certalis.com. Wij reageren binnen één maand. Bij complexe verzoeken kunnen wij die termijn met twee maanden verlengen; wij informeren u daar dan binnen de eerste maand over.
Toestemming — uitsluitend voor niet-noodzakelijke cookies en voor commerciële berichten waarvoor toestemming vereist is. U kunt die toestemming op elk moment intrekken, zonder dat dit afbreuk doet aan de rechtmatigheid van de verwerking daarvóór.
Geen geautomatiseerde besluitvorming — wij nemen geen besluiten met rechtsgevolgen die uitsluitend op geautomatiseerde verwerking berusten.
Wij verkopen geen persoonsgegevens en stellen geen klantenlijsten beschikbaar aan derden voor commerciële doeleinden.
Intrekken van toestemming — waar de verwerking op toestemming berust, kunt u die op elk moment intrekken.
3. Welke gegevens wij verzamelen
Bezwaar — u kunt bezwaar maken tegen verwerking op grond van een gerechtvaardigd belang, en altijd tegen direct marketing.
Accountgegevens. Om een account aan te maken heeft u een e-mailadres nodig. Daarnaast kunt u vrijwillig aanvullende gegevens verstrekken, zoals een profielfoto of een gebruikersnaam.
Overdraagbaarheid — u kunt de gegevens die u zelf heeft verstrekt in een gangbaar bestandsformaat ontvangen.
Deelnemergegevens. Wanneer u als werkgever deelnemers aanmeldt, verwerken wij hun naam, geboortedatum indien het schema dat vereist, werkgever, de gevolgde opleiding, het toetsresultaat en de geldigheidsduur van het certificaat.
Beperking — u kunt de verwerking tijdelijk laten stopzetten, bijvoorbeeld terwijl een bezwaar wordt beoordeeld.
Factuurgegevens. Bij betaalde diensten verwerken wij factuur- en betaalgegevens. Voor de afhandeling van kaartbetalingen schakelen wij een externe dienstverlener in, waaronder Stripe. Die partij mag deze gegevens uitsluitend gebruiken voor het verwerken van de betaling namens ons. De privacyverklaring van Stripe vindt u op stripe.com/nl/privacy.
Verwijdering — u kunt verzoeken uw gegevens te wissen, tenzij wij die op grond van een wettelijke verplichting moeten bewaren.
Diagnose- en logbestanden. Bij technische fouten kunnen wij u vragen een foutrapport te delen. Dat kan gegevens bevatten over uw besturingssysteem, uw apparaat, uw browserversie en uw e-mailadres.
Rectificatie — u kunt onjuiste gegevens laten corrigeren of aanvullen.
Gebruiks- en analysegegevens. Bij het gebruik van onze diensten verzamelen wij gegevens via cookies, logbestanden en webbakens: apparaattype, browser, browsertaal, besturingssysteem, IP-adres en de handelingen die u op onze website verricht.
Inzage — u kunt opvragen welke gegevens wij van u verwerken en daarvan een kopie ontvangen.
Globale locatiegegevens. Wij gebruiken geen GPS. Wel kunnen wij uit uw IP-adres een globale locatie afleiden.
Op grond van de Algemene verordening gegevensbescherming heeft u de volgende rechten:
4. Cookies en analyse
10. Uw rechten
Wij gebruiken functionele cookies die noodzakelijk zijn voor de werking van onze diensten. Daarvoor is geen toestemming vereist.
Verwijdert u onze app zonder ons te laten weten dat u uw account wilt opheffen, dan weten wij niet dat u geen gebruik meer wenst te maken van de diensten. Laat het ons daarom weten via dpo@certalis.com.
Voor analytische en andere niet-noodzakelijke cookies vragen wij vooraf uw toestemming via de cookiemelding op onze website. U kunt uw keuze op elk moment wijzigen.
Analysegegevens: maximaal veertien maanden.
Wij gebruiken Google Analytics om het gebruik van onze website te analyseren. Wij hebben die dienst privacyvriendelijk ingesteld overeenkomstig de handleiding van de Autoriteit Persoonsgegevens. U kunt zich hiervoor ook afmelden met de browser-add-on van Google.
Accountgegevens: tot twaalf maanden na het laatste gebruik, waarna wij het account als inactief beschouwen en de gegevens verwijderen of anonimiseren.
5. Waarvoor wij de gegevens gebruiken
Factuur- en administratiegegevens: zeven jaar, op grond van artikel 52 van de Algemene wet inzake rijksbelastingen.
Contactgegevens gebruiken wij om uw account te beheren, de diensten te leveren, uw vragen te beantwoorden, u te identificeren en misbruik tegen te gaan. Daarnaast kunnen wij u informeren over onze diensten, voor zover dat is toegestaan.
Opleidingsdossiers en certificaatgegevens: zeven jaar na afloop van de opleiding, in overeenstemming met de fiscale bewaarplicht en om uw werkgever het bewijs van onderricht te kunnen leveren.
Factuurgegevens gebruiken wij voor het beheer van uw account, de levering van de diensten en de inning van betalingen.
Wij bewaren uw gegevens niet langer dan noodzakelijk voor het doel waarvoor zij zijn verzameld, of zolang de wet dat voorschrijft.
Diagnose- en loggegevens gebruiken wij uitsluitend voor het beheren en verbeteren van onze diensten.
9. Bewaartermijnen
Gebruiks- en analysegegevens gebruiken wij geanonimiseerd of gepseudonimiseerd om het gebruik van onze diensten te volgen, het technisch beheer te verzorgen en de bruikbaarheid te verbeteren.
Bij een inbreuk in verband met persoonsgegevens handelen wij overeenkomstig artikel 33 en 34 van de verordening en melden wij die waar vereist bij de Autoriteit Persoonsgegevens en bij u.
Willen wij uw gegevens in de toekomst voor andere doeleinden gebruiken, dan informeren wij u daarover vooraf via een aanpassing van deze privacyverklaring.
U draagt zelf ook verantwoordelijkheid: deel uw wachtwoord niet met anderen en zorg dat het apparaat waarop u onze diensten gebruikt beveiligd is.
6. Delen met derden
Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen om uw gegevens te beschermen, waaronder versleuteling, toegangsbeperking tot uitsluitend daartoe aangewezen medewerkers, en contractuele afspraken met onze leveranciers.
Wij delen uw persoonsgegevens niet met derden, behalve in de volgende gevallen.
8. Beveiliging
Opleidingspartners. Om de opleiding te kunnen uitvoeren delen wij de noodzakelijke deelnemergegevens met het uitvoerende opleidingscentrum of de instructeur. Zij mogen die gegevens uitsluitend gebruiken voor de uitvoering en voor de wettelijk voorgeschreven registratie, en niet voor eigen marketing of acquisitie.
Schakelen wij een dienstverlener in buiten de Europese Economische Ruimte, dan doen wij dat uitsluitend op basis van een adequaatheidsbesluit van de Europese Commissie of van modelcontractbepalingen, met passende aanvullende maatregelen.
Examencentra en registerhouders. Voor examinering en registratie delen wij de vereiste gegevens met de betreffende instelling.
Certalis is gevestigd in Frankrijk. Uw gegevens worden binnen de Europese Economische Ruimte verwerkt, waar de Algemene verordening gegevensbescherming onverkort geldt. Er is dus geen sprake van doorgifte naar een derde land.
Dienstverleners. Wij schakelen leveranciers in voor hosting, betalingsverwerking en analyse. Zij verwerken de gegevens uitsluitend in onze opdracht en zijn contractueel gebonden aan geheimhouding.
7. Doorgifte buiten Nederland
Wettelijke verplichting. Wij verstrekken gegevens wanneer de wet ons daartoe verplicht of wanneer dat noodzakelijk is ter bescherming van onze rechten of die van anderen.
Bedrijfsoverdracht. Bij een reorganisatie, fusie of overname kunnen gegevens overgaan, waarbij de verkrijgende partij gebonden blijft aan deze privacyverklaring.