Datenschutzerklärung

Certalis setzt sich für den Schutz Ihrer Privatsphäre ein. Diese Datenschutzerklärung beschreibt, wie wir Informationen erheben, speichern, verwenden und weitergeben, die über unsere Software, unsere Website, unsere Anwendung und die damit verbundenen Dienste (zusammen die „Dienste“) bereitgestellt werden.

Zu den Diensten zählen die Certalis-Anwendung, die Website und das Unternehmensportal.

Einwilligung

Mit der Nutzung der von Certalis angebotenen Dienste willigen Sie in die Verwendung Ihrer personenbezogenen Daten ein, wie sie in dieser Datenschutzerklärung beschrieben ist.

Ihre personenbezogenen Daten werden ohne Ihre Einwilligung nicht für andere Zwecke verwendet. Wir erheben keine personenbezogenen Daten mit dem Ziel, sie in einer Weise zu verkaufen, die eine Identifizierung der betroffenen Person ermöglicht (das heißt: wir verkaufen keine Kundenlisten). Sie können Ihre Einwilligung in die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen. Der Widerruf Ihrer Einwilligung kann jedoch dazu führen, dass Sie die Dienste von Certalis ganz oder teilweise nicht mehr nutzen können.

Erhebung von Informationen

Bei der Nutzung der Dienste oder der Registrierung für die Dienste müssen Sie bestimmte personenbezogene Daten angeben, etwa Ihre E-Mail-Adresse. Bei der Registrierung oder Nutzung der Dienste erheben wir keine Daten zu Ihrem Vor- und Nachnamen, Ihrer Telefonnummer oder Ihren persönlichen Kontakten. Bei der Nutzung der Dienste können Sie uns freiwillig personenbezogene Daten übermitteln, etwa wenn Sie mit uns kommunizieren, ein Profilbild hochladen oder einen Benutzernamen angeben. Diese Angaben werden nachfolgend als „Ihre Kontaktdaten“ bezeichnet.

Wir können Ihre Kontaktdaten auch dadurch erhalten, dass wir während oder nach Ihrer Registrierung mit Ihnen in Kontakt treten.

Für die Registrierung müssen Sie uns eine E-Mail-Adresse mitteilen, die Ihrem Certalis-Benutzerkonto oder Portalzugang zugeordnet wird. Dies erfolgt vollständig freiwillig; verzichten Sie darauf, kann dies Ihre Möglichkeiten zur Nutzung der Dienste in bestimmten Anwendungsfällen einschränken. Bitte beachten Sie, dass es uns im Notfall schwerfallen kann, Ihre Kontoinformationen wiederherzustellen, wenn Ihrem Konto keine E-Mail-Adresse zugeordnet ist.

Von uns aus oder auf Ihre Anfrage hin löschen wir jederzeit Ihr Certalis-Konto und stellen die Erhebung weiterer Daten über Sie ein. Die Nutzung der Unternehmensintegration ist freiwillig; verzichten Sie darauf, kann dies Ihre Möglichkeiten zur Nutzung der Dienste in bestimmten Anwendungsfällen einschränken.

Beim Erwerb von Produkten (ausschließlich über das Portal) können wir Sie um Finanz- und Rechnungsdaten bitten, etwa Name und Rechnungsanschrift sowie Kreditkartennummer („Rechnungsdaten“). Ihre Kontaktdaten und Ihre Rechnungsdaten sowie alle weiteren über die Dienste erhobenen Informationen, mit denen Sie identifiziert, kontaktiert oder lokalisiert werden können, werden in diesem Dokument zusammenfassend als Ihre „personenbezogenen Daten“ bezeichnet.

Daten, Diagnose- und Verbindungsinformationen

Sie können über unsere Dienste Informationen, Daten, Texte, Grafiken, Videos, Nachrichten oder sonstige Inhalte erstellen, hochladen, veröffentlichen, übermitteln, verbreiten, anzeigen, speichern oder teilen (zusammen die „Daten“). Ein Teil dieser Daten kann auf unseren Servern gespeichert und vorgehalten werden. Treten bei der Nutzung der Dienste technische Fehler auf, können wir Sie um Erlaubnis bitten, einen Fehlerbericht sowie bestimmte Protokollinformationen Ihres Systems zu erhalten, die den Fehler dokumentieren („Diagnoseinformationen“). Dieser Bericht kann Angaben zur Version Ihres Betriebssystems, zu Ihrer Hardware, zur Version Ihres Browsers sowie – sofern angegeben – Ihre E-Mail-Adresse enthalten. Darüber hinaus können bestimmte Verbindungsinformationen lokal auf Ihrem Endgerät gespeichert werden.

Nutzungs- und Analyseinformationen

Bei der Nutzung unserer Dienste können wir Informationen über gängige Erhebungswerkzeuge wie Cookies, Protokolldateien und Web-Beacons erheben. Dazu können Standardangaben zu Ihrem mobilen Endgerät, Browsertyp, Browsersprache, Betriebssystem, IP-Adresse sowie zu den Handlungen gehören, die Sie auf unserer Website vornehmen (etwa aufgerufene Seiten und angeklickte Links) oder bei der Nutzung der Dienste ausführen. Diese Informationen werden zusammenfassend als „Nutzungs- und Analyseinformationen“ bezeichnet.

Einen Teil der Nutzungs- und Analyseinformationen erheben wir über Google Analytics. Google Analytics ist ein Webanalysedienst von Google, der den Website-Verkehr erfasst und auswertet. Google verwendet die erhobenen Daten, um die Nutzung unseres Dienstes nachzuvollziehen und zu überwachen. Diese Daten werden mit weiteren Google-Diensten geteilt. Google kann die erhobenen Daten verwenden, um Anzeigen im eigenen Werbenetzwerk zu kontextualisieren und zu personalisieren.

Sie können der Übermittlung Ihrer Aktivitäten im Dienst an Google Analytics widersprechen, indem Sie das Deaktivierungs-Add-on von Google Analytics für Ihren Browser installieren. Dieses Add-on verhindert, dass das JavaScript von Google Analytics (ga.js, analytics.js und dc.js) Informationen über Besuchsaktivitäten an Google Analytics übermittelt.

Standortinformationen

Wir verwenden keine GPS-Technologie, um bei der Nutzung der Dienste Ihren genauen Standort in Echtzeit zu ermitteln. Wir können jedoch Bestandteile Ihrer Nutzungs- und Analyseinformationen (etwa Ihre IP-Adresse) verwenden, um Ihren ungefähren Standort zu bestimmen. Diese Angaben werden als „allgemeine Standortinformationen“ bezeichnet.

Verwendung der Informationen

Wir verwenden die von uns erhobenen Informationen wie folgt:

Persönliche Kontaktdaten

Wir verwenden diese Angaben, um Ihr Konto zu verwalten, die Dienste bereitzustellen, unsere Kunden- und Besucherlisten aktuell zu halten, auf Ihre Anfragen oder Rückmeldungen zu antworten, zu Identifizierungs- und Authentifizierungszwecken, zur Verbesserung des Dienstes und zur Bearbeitung von Fragen wie einer missbräuchlichen Nutzung der Dienste. Wir können die persönlichen Kontaktdaten auch in begrenztem Umfang zu Marketingzwecken verwenden, nämlich um mit Ihnen über Ihr Interesse an den Diensten zu sprechen und Ihnen Informationen über uns oder unsere Partner zuzusenden.

Rechnungsdaten

Wir verwenden die Rechnungsdaten, um Ihr Konto zu verwalten, die Dienste bereitzustellen, die finanzielle Eignung potenzieller Kunden zu prüfen und die Zahlung für die Dienste einzuziehen.

Kunden, die sich für die kostenpflichtige Version der Dienste entscheiden, übermitteln Certalis (oder dessen Zahlungsdienstleistern) Rechnungsangaben wie Zahlungskartendaten, Bankverbindungen und/oder eine Rechnungsanschrift. Für die Abwicklung von Kreditkartenzahlungen können wir einen externen Dienstleister wie Stripe einsetzen.

Weitere Informationen zum Datenschutz bei Stripe finden Sie in den Datenschutzbestimmungen von Stripe: https://stripe.com/de/privacy.

Setzen wir einen solchen Dienstleister ein, ist dieser nicht berechtigt, die Rechnungsdaten zu speichern, aufzubewahren oder zu verwenden, außer ausschließlich zum Zweck der Kreditkartenabwicklung in unserem Auftrag.

Daten, Diagnoseinformationen und Verbindungsinformationen

Wir verwenden diese Informationen ausschließlich, um die Ihnen angebotenen Dienste zu verwalten und zu verbessern.

Nutzungs- und Analyseinformationen

Wir können Ihre Nutzungs- und Analyseinformationen in anonymisierter und depersonalisierter Form in Verbindung mit einem Analysedienst wie Google Analytics verwenden, um die Nutzung der Dienste zu überwachen und auszuwerten, die Dienste technisch zu administrieren, ihre Funktionalität und Benutzerfreundlichkeit zu erhöhen und zu prüfen, ob Nutzer über die erforderliche Berechtigung verfügen, damit die Dienste ihre Anfragen bearbeiten können.

Allgemeine Standortinformationen

Sollten wir beabsichtigen, Ihre personenbezogenen Daten künftig für andere als die oben genannten Zwecke zu verwenden, werden wir dies erst tun, nachdem wir Sie durch eine Aktualisierung dieser Datenschutzerklärung darüber informiert haben. Siehe hierzu den nachstehenden Abschnitt „Änderungen dieser Datenschutzerklärung“.

Offenlegung und Übermittlung

Wir haben mit unseren Mitarbeitenden vertragliche und organisatorische Vorkehrungen getroffen, um ein angemessenes Schutzniveau für Ihre personenbezogenen Daten sicherzustellen (siehe nachstehend den Abschnitt „Sicherheit“). Darüber hinaus geben wir Ihre personenbezogenen Daten ohne Ihre Zustimmung nicht an Dritte weiter und übermitteln sie nicht an Dritte, außer in den in dieser Datenschutzerklärung genannten Fällen (siehe nachstehend „Wichtige Ausnahmen“).

Ihre Informationen, einschließlich Ihrer personenbezogenen Daten, können an Rechner außerhalb Ihres Bundeslandes, Ihres Landes oder Ihrer sonstigen Rechtsordnung übermittelt und dort gespeichert werden, wo die Datenschutzgesetze von denen Ihrer Rechtsordnung abweichen können.

Wenn Sie sich außerhalb Frankreichs befinden und uns Informationen übermitteln, beachten Sie bitte, dass wir Daten einschließlich personenbezogener Daten nach Frankreich übermitteln und dort verarbeiten. Frankreich ist Mitgliedstaat der Europäischen Union; für die Verarbeitung gilt daher dieselbe Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) wie in Deutschland.

Ihre Zustimmung zu dieser Datenschutzerklärung und die anschließende Übermittlung dieser Informationen stellen Ihr Einverständnis mit dieser Übermittlung dar.

Wir treffen alle nach vernünftigem Ermessen erforderlichen Maßnahmen, um sicherzustellen, dass Ihre Daten sicher und im Einklang mit dieser Datenschutzerklärung verarbeitet werden. Eine Übermittlung Ihrer personenbezogenen Daten an eine Organisation oder ein Land findet nur statt, wenn angemessene Kontrollen bestehen, einschließlich der Sicherheit Ihrer Daten und sonstiger personenbezogener Daten.

Wichtige Ausnahmen

Von Zeit zu Zeit können wir Dritte hinzuziehen, um uns bei der Verbesserung der Dienste zu unterstützen. Diese Dritten können begrenzten Zugriff auf Datenbanken mit Informationen über Nutzer oder registrierte Mitglieder erhalten, und zwar ausschließlich zu dem Zweck, uns bei der Verbesserung der Dienste zu unterstützen. Sie unterliegen vertraglichen Beschränkungen, die ihnen die Nutzung der Nutzerinformationen zu anderen Zwecken untersagen. Diese Dritten haben kein Recht, die personenbezogenen Daten über das für die Unterstützung erforderliche Maß hinaus zu verwenden.

Wir können Ihre personenbezogenen Daten ohne Ihre Einwilligung an Dritte weitergeben, wenn wir Grund zu der Annahme haben, dass die Weitergabe erforderlich ist, um jemanden zu identifizieren, zu kontaktieren oder rechtlich gegen jemanden vorzugehen, der Schaden verursachen oder (vorsätzlich oder unbeabsichtigt) in unsere Rechte oder unser Eigentum, in die Rechte anderer Nutzer der Dienste oder einer sonstigen Person eingreifen könnte. Wir können personenbezogene Daten offenlegen, wenn wir in gutem Glauben davon ausgehen, dass eine solche Offenlegung gesetzlich vorgeschrieben ist, und zwar im Einklang mit den gesetzlichen Vorgaben.

Wir können Ihre personenbezogenen Daten außerdem im Rahmen einer Umstrukturierung, einer Verschmelzung oder eines Zusammenschlusses mit einem anderen Unternehmen, eines Verkaufs aller oder wesentlicher Teile unserer Vermögenswerte oder Anteile offenlegen, einschließlich einer damit verbundenen Due-Diligence-Prüfung, vorausgesetzt, die offengelegten Informationen werden von dem erwerbenden Unternehmen weiterhin für die nach dieser Datenschutzerklärung zulässigen Zwecke verwendet.

Sicherheit

Die Sicherheit Ihrer personenbezogenen Daten ist uns wichtig. Wir bemühen uns, Ihre personenbezogenen Daten in einer sicheren Umgebung zu speichern und vorzuhalten. Wir treffen technische, vertragliche, administrative und physische Sicherheitsmaßnahmen, die dem Schutz der von Ihnen bereitgestellten personenbezogenen Daten dienen. Wir haben Verfahren eingerichtet, um die Weitergabe Ihrer personenbezogenen Daten auf die dafür benannten Mitarbeitenden zu beschränken, soweit dies zur Erreichung der Ihnen mitgeteilten Zwecke erforderlich ist.

Auch Sie tragen zum Schutz Ihrer personenbezogenen Daten bei. Geben Sie beispielsweise bei der Nutzung der Dienste niemals Ihr Passwort und Ihre persönlichen Zugangsdaten weiter, damit Dritte keinen Zugriff auf Ihre personenbezogenen Daten erhalten. Darüber hinaus sind Sie für die Sicherheit jedes Endgeräts verantwortlich, auf dem Sie die Dienste nutzen.

Andere Personen zur Nutzung unserer Dienste einladen

Unsere Dienste ermöglichen es Ihnen, Bekannte oder andere Personen zur Nutzung unserer Dienste einzuladen. Wir bieten Ihnen die Möglichkeit, Einladungen per E-Mail zu versenden. Damit das Einladungssystem funktioniert, müssen wir die E-Mail-Adressen speichern; die personenbezogenen Daten werden ausschließlich zum Betrieb dieser Funktion verwendet.

Wir setzen darauf, dass Sie diese Funktion nicht missbrauchen. Sie dürfen sie nicht nutzen, um Spam zu versenden, andere Personen zu belästigen oder Personen zu kontaktieren, die Sie auf elektronischem Weg nicht kontaktieren dürfen. Ebenso wenig dürfen Sie diese Funktion nutzen, um personenbezogene Daten Dritter zu versenden. Nehmen Sie solche Angaben daher bitte nicht in persönliche Nachrichten auf.

Verwendung personenbezogener Daten

Wahrung unserer berechtigten Interessen am Betrieb unserer Dienste, Websites und Geschäftstätigkeiten. Im Einzelnen:

Wir können Ihnen Service-E-Mails oder technische und administrative E-Mails, Nachrichten und sonstige Mitteilungen senden. Wir können Sie auch kontaktieren, um Sie über Änderungen unserer Dienste, unseres Leistungsangebots sowie über wichtige dienstbezogene Hinweise wie Sicherheits- und Betrugswarnungen zu informieren. Diese Mitteilungen gelten als Bestandteil der Dienste, und Sie können sie unter Umständen nicht abbestellen.

Sie können bei der Nutzung der Dienste personenbezogene Daten mit Dritten teilen. Die Datenschutzbestimmungen dieser Dritten unterliegen nicht unserer Kontrolle und können von unseren abweichen. Die Verwendung von Informationen, die Sie einem Dritten übermitteln, richtet sich je nach Fall nach der Datenschutzerklärung dieses Dritten oder nach Ihrer gesonderten Vereinbarung mit diesem Dritten. Wenn Sie Zweifel am Schutz der Informationen haben, die Sie einem Dritten bereitstellen, empfehlen wir Ihnen, sich für weitere Informationen direkt an diesen Dritten zu wenden oder dessen Datenschutzerklärung einzusehen.

Speicherdauer

Wir bewahren Ihre personenbezogenen Daten so lange auf, wie dies zur Erreichung des genannten Zwecks erforderlich oder gesetzlich vorgeschrieben ist; dies kann über das Ende unserer Beziehung zu Ihnen hinausgehen. Wir können bestimmte Daten aufbewahren, soweit dies zur Verhinderung künftigen Betrugs oder Missbrauchs oder zu berechtigten geschäftlichen Zwecken erforderlich ist, etwa zur Auswertung aggregierter, nicht personenbezogener Daten, zur Kontowiederherstellung oder wenn dies gesetzlich vorgeschrieben ist. Alle aufbewahrten personenbezogenen Daten unterliegen weiterhin den Bestimmungen dieser Datenschutzerklärung. Bitte beachten Sie, dass es bei einem Antrag auf Löschung Ihrer personenbezogenen Daten aus unseren Datenbeständen aufgrund technischer und rechtlicher Beschränkungen möglicherweise nicht möglich ist, sämtliche Ihrer personenbezogenen Daten vollständig zu löschen. Wir halten uns bei der Beantwortung von Löschungsanträgen gleichwohl an das anwendbare Recht.

Bitte beachten Sie: Wenn Sie unsere Anwendung löschen, ohne uns mitzuteilen, dass Sie Ihr Konto löschen möchten, wissen wir nicht, dass Sie die Dienste nicht mehr nutzen möchten. Wir könnten Ihre personenbezogenen Daten daher bis zu 5 Jahre lang aufbewahren.

Wenn Sie Ihre Beziehung zu uns beenden und die Löschung Ihres Kontos beantragen möchten, wenden Sie sich bitte an unseren Datenschutzbeauftragten Henri Capoul unter folgender Adresse: dpo@certalis.com.

Änderungen dieser Datenschutzerklärung

Wir behalten uns das Recht vor, diese Datenschutzerklärung jederzeit zu ändern. Sollten wir uns künftig zu einer Änderung entschließen, werden wir dies veröffentlichen oder in geeigneter Form darauf hinweisen. Unwesentliche Änderungen (etwa Klarstellungen) treten mit dem Tag ihrer Veröffentlichung in Kraft; wesentliche Änderungen treten 30 Tage nach ihrer Veröffentlichung auf www.certalis.com oder nach Zusendung per E-Mail an die von Ihnen angegebene E-Mail-Adresse in Kraft.

Sofern nicht anders angegeben, gilt unsere jeweils aktuelle Datenschutzerklärung für alle personenbezogenen Daten, die wir über Sie und Ihr Konto vorhalten. Das Datum der letzten Aktualisierung ist am Anfang dieses Dokuments angegeben. Mit der weiteren Nutzung der Dienste erkennen Sie die Änderungen an.

Verlangt das anwendbare Recht Ihre Einwilligung in eine bestimmte Änderung dieser Datenschutzerklärung, gilt diese Änderung für Ihre personenbezogenen Daten erst, wenn uns Ihre Einwilligung vorliegt. Soweit wir die Dienste ohne Ihre Einwilligung in eine solche Änderung ganz oder teilweise nicht erbringen können, kann Ihre Entscheidung, die Einwilligung nicht zu erteilen, uns dazu veranlassen, Ihre Nutzungsmöglichkeiten einzuschränken.

Auskunft und Richtigkeit

Sie haben das Recht, Auskunft über die von uns über Sie gespeicherten personenbezogenen Daten zu erhalten, um diese zu überprüfen und einen allgemeinen Überblick über ihre Verwendung zu bekommen. Nach Eingang Ihres schriftlichen Antrags stellen wir Ihnen eine Kopie Ihrer personenbezogenen Daten zur Verfügung. In bestimmten, eng begrenzten Fällen können wir Ihnen jedoch nicht alle relevanten Informationen zugänglich machen, etwa wenn diese Informationen zugleich eine andere Person betreffen. In solchen Fällen teilen wir Ihnen die Gründe für die Ablehnung auf Anfrage mit. Wir bemühen uns, alle Auskunfts- und Änderungsanträge zügig zu bearbeiten.

Wir unternehmen alle zumutbaren Anstrengungen, um Ihre personenbezogenen Daten richtig und aktuell zu halten, und stellen Ihnen gegebenenfalls Möglichkeiten zur Verfügung, Ihre personenbezogenen Daten zu aktualisieren, zu berichtigen, zu löschen oder zu ergänzen. Soweit einschlägig, werden diese geänderten personenbezogenen Daten an die Stellen weitergegeben, denen gegenüber wir zur Offenlegung Ihrer Informationen berechtigt sind. Zutreffende personenbezogene Daten über Sie ermöglichen es uns, Ihnen den bestmöglichen Service zu bieten.

Unter bestimmten Voraussetzungen haben Sie das Recht:

• auf Auskunft über die von uns über Sie gespeicherten personenbezogenen Daten und auf Erhalt einer Kopie (Art. 15 DSGVO)
• auf Berichtigung unrichtiger Sie betreffender personenbezogener Daten (Art. 16 DSGVO)
• auf Löschung der Sie betreffenden personenbezogenen Daten (Art. 17 DSGVO)
• auf Beschwerde bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde (Art. 77 DSGVO)

Bitte beachten Sie, dass wir Sie vor der Beantwortung solcher Anträge um einen Identitätsnachweis bitten können. Insbesondere können wir Sie um folgende Angaben bitten:

• die dem Konto zugeordnete Certalis-Kennung
• das Datum der Kontoerstellung
• das Datum des letzten Kontozugriffs
• die Angabe der Nutzer, die in der Liste Ihrer Gruppe geführt wurden.

Dienstleister

Wir können dritte Unternehmen und Personen beauftragen, um unsere Dienste zu unterstützen („Dienstleister“), die Dienste in unserem Namen zu erbringen, dienstbezogene Leistungen zu erbringen oder uns bei der Auswertung der Nutzung unserer Dienste zu unterstützen. Diese Dritten erhalten Zugriff auf Ihre personenbezogenen Daten ausschließlich zur Erfüllung dieser Aufgaben in unserem Namen und sind verpflichtet, sie nicht offenzulegen oder für andere Zwecke zu verwenden. Soweit diese Dienstleister personenbezogene Daten weisungsgebunden für uns verarbeiten, geschieht dies auf Grundlage eines Auftragsverarbeitungsvertrags nach Art. 28 DSGVO.

Die Liste der Dienstleister wird von Zeit zu Zeit aktualisiert, wenn Dienstleister hinzukommen oder wegfallen. Die Liste der Dienstleister enthält Hinweise dazu, wie Sie erfahren, wann Aktualisierungen vorgenommen werden.

Kontakt

Sie können uns unterstützen, indem Sie uns über Änderungen informieren, etwa über eine geänderte E-Mail-Adresse oder Telefonnummer.

Wenn Sie Auskunft über Ihre Daten wünschen, Fragen, Anmerkungen oder Anregungen haben, Fehler in unseren Angaben zu Ihrer Person feststellen oder eine Beschwerde über die Einhaltung der geltenden Datenschutzvorschriften durch uns vorbringen möchten, wenden Sie sich an dpo@certalis.com oder schriftlich (bei Ausübung Ihrer Rechte mit einer Kopie Ihres Ausweisdokuments) an folgende Anschrift:

Certalis SAS

49, rue de Ponthieu
75008 Paris, Frankreich